امروزه اهمیت استفاده از ایمیل در تعاملات کسب وکار بر کسی پوشیده نیست. استفاده از ابزار ایمیل برای برقراری تعاملات به دلیل مزایای بیشماری است که در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
با وجود این که خدمات ایمیل رایگان توسط شرکت‌های زیادی عرضه می‌شود، ولی همه ما می‌دانیم که هیچ چیز رایگانی در این دنیا وجود ندارد. این شرکت‌ها در پس پرده ارائه خدمات رایگان، به فکر کسب درآمد از کاربران خود هستند و معمولا کاربران از این قسمت ماجرا اطلاع ندارند. برای شرکت‌های نوپا و کوچک استفاده از ایمیل‌های رایگان چه بسا هزینه‌های بیشتری به همراه خواهد داشت.اگر همه کسب و کارهای نوپا از هزینه‌های واقعی ایمیل رایگان برای کسب‌کارهای کوچک آگاه باشند، قطعا با استفاده از یک محصول رایگان اعتبار کسب و کار خود را خدشه دار نمی‌کنند.
ایمیل اختصاصی چیست؟
ایمیل اختصاصی یا سرویس ایمیل سازمانی، به سرویس ایمیلی گفته می‌شود که به طور خاص برای یک سازمان یا یک شرکت راه اندازی می‌شود. ویژگی نخست سرویس ایمیل اختصاصی این است که روی دامنه کتعلق به شرکت یا سازمان تعریف می‌شود. در نتیجه، شرکتی با برند business.com می‌تواند برای تمامی کارکنان خود آدرس ایمیلی به صورت user@business.com تعریف کند و آنرا در اختیار کاربران خود قرار دهد.
انواع ایمیل اختصاصی
ایمیل اختصاصی به دو صورت قابل ارائه است:
سرویس ایمیل ابری
زمانی که کسب و کاری بخواهد بدون صرف هزینه زیاد، و به اندازه‌ای نیاز دارد از سرویس ایمیل حرفه‌ای و پیشرفته استفاده کند، سرویس ایمیل ابری گزینه بسیار مناسبی است.
سرویس ایمیل نصب در محل مشتری
برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که می‌خواهد کلیه سرویس‌ها و اطلاعات روی منابع داخلی سازمان مستقر باشد، می‌توانند سرویس ایمیل سازمانی را روی زیرساخت و تجهیزات داخلی سازمان خود راه‌اندازی کنند.
ساخت ایمیل اختصاصی
ساخت ایمیل اختصاصی، با روش‌های مختلفی انجام می‌شود. شمامی‌توانید با در نظرگرفتن نیازمندی‌هایی از بستر ایمیل خود دارید وهمچنین سیاست‌های امنیتی سازمان یا شرکتتان، یکی از این روش‌ها را برای خود انتخاب کنید. شرکت‌های مختلفی در دنیا هستند که ابزارهای ارتباط سازمانی و ایمیل را به صورت SaaS عرضه کرده‌اند. این شرکت‌ها خدمات خود را در برابر قراردادهای معتبر و تعهدات تعیین شده با مشتریان عرضه می‌کنند. در نتیجه نیازمندی‌های عملیاتی مشتریان را به طور کامل تحت پوشش قرار می‌دهند تا از عملکرد بهینه خدمات ایمیل اطمینان حاصل شود. برای ساخت ایمیل اختصاصی روش‌های زیادی وجود دارد ولی با توجه به پیچیدگی و تخصصی بودن این کار، بهترین کار خرید سرویس ایمیل سازمانی متناسب با نیاز شماست.
روش های ساخت ایمیل اختصاصی
ساختن یک سرویس ایمیل سازمانی چند مرحله اصلی دارد که بصورت بسیار خلاصه در ادامه به آن پرداخته ایم:
1- تهیه دامنه اختصاصی برای کسب وکار
2- دسترسی به تنظیمات سرور DNS
3- راه‌اندازی سرویس ایمیل
مرحله راه‌اندازی سرویس ایمیل، از چهار طریق ممکن است:
1- خرید سرویس ایمیل ابری بدون نیاز به خرید هاست
این روش، برای شرکت‌های چابک که می‌خواهند در کمترین زمان و با صرف هزینه کمتر، از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای بهره‌مند شوند، بسیار ایده‌آل است. سرویس‌های ایمیل ابری، علاوه بر این که بصورت تخصصی ابزارهای ارتباط سازمانی حرفه‌ای را در کنار سرویس ایمیل عرضه می‌کنند، از ابزارهای امنیتی و محافظتی حرفه‌ای جهت مقابله با اسپم‌ها و حمله‌های امنیتی روی سرویس ایمیل هم بهره می‌برند. کاربران این سرویس‌ها همچنین می‌توانند دقیقا به اندازه‌ای که لازم دارند، سرویس ایمیل خریداری کنند و در صورتی که نیاز به گسترش داشته باشند، به راحتی سرویس خود را گسترش دهند.
2- خرید هاست و استفاده از سرویس ایمیلی که روی هاست وجود دارد
یکی از روش‌های ساخت ایمیل سازمانی، خرید یک سرویس هاست یا میزبانی است. برخی از سرویس‌های میزبانی، روی بستر هاست خود اقدام به ارائه یک سرویس ایمیل با قابلیت‌های اولیه کرده‌اند. البته باید توجه داشته باشید که این سرویس‌ها با توجه به این که به صورت یک خدمت جانبی روی هاست ارائه می‌شوند، به هیچ عنوان ابزارهای حرفه‌ای نیستند. رابط کاربر ضعیف، عدم برخورداری از ابزارهای تکمیلی ارتباطی و احتمال خارج شدن از دسترسی در این سرویس‌ها وجود دارد.
3- خرید هاست و نصب یک سرویس ایمیل متن باز روی آن
یکی دیگر از روش‌های ساخت ایمیل سازمانی، این است که ابتدا هاستی را خریداری کنید و سپس یک سرویس ایمیل متن باز را روی آن نصب کنید. در این روش تمام مراحل نصب، راه‌اندازی و پیاده‌سازی بر عهده خود شما است. اما باید توجه داشته باشید که این کار یک کار پیچیده و تخصصی است. به همین دلیل، نیاز به یک نیروی متخصص و کاربلد دارید که در تمام مراحل در کنار شما باشد و در مدت زمان استفاده خدمات نگه‌داری و پشتیبانی از سرویس ایمیل را هم به عهده داشته باشد.
4- خرید هاست و خرید یک سرویس ایمیل سازمانی
روش آخر راه‌اندازی سرویس ایمیل، این است که یک سرویس ایمیل سازمانی حرفه‌ای خریداری کنید و روی هاست اختصاصی که به این منظور خریداری کرده‌اید نصب شود. این روش برای سازمان‌های بزرگی که هاست‌های اختصاصی دارند و از طرفی نیاز به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای دارند، به صرفه و کارامد است.
ویژگی ها و مزایای استفاده از ایمیل اختصاصی
ویژگی‌های استفاده از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای را می‌توان در دو سطح دید، مزایای کارکردی و مزایای غیر کارکردی.
مزیت‌های کارکردی شامل ارائه ابزارهای جانبی پیشرفته و یکپارچه در بستر ایمیل است که در ادامه به آن پرداخته شده است. مزیت‌های غیر کارکردی هم شامل امنیت، پشتیبانی حرفه‌ای و تمام وقت، دسترس‌پذیری سرویس و مواردی از این دست هستند که در ادامه توضیح داده شده است.
ارائه ابزارهای جانبی در کنار خدمات ایمیل
شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل فقط به ارائه سرویس تبادل ایمیل بسنده نمی‌کنند. امروزه خدمات بسیار جامعی برای پوشش نیازمندی‌های ارتباطی کسب و کارها در بستر ایمیل عرضه می‌شود. این خدمات، همگی از بستر ایمیل استفاده می‌کنند و تسهیلگری بسیار زیادی در مدیریت زمان، مدیریت کارها و مدیریت منابع سازمان‌ها فراهم می‌کنند.
تصور کنید، برای یک پیام مهمی که از طرف مدیر پروژه خودتان دریافت کرده‌اید از شما در خواست شده است روی یک پروژه مشترک کار کنید. اگر بتوانید روی همان ایمیل هماهنگی‌های لازم برای کار را انجام دهید، دیگر نیازی به تماس مکرر با همکاران جهت هماهنگی و تقسیم کار نخواهید داشت.
سرویس‌های ایمیل اختصاصی به ابزارهای مختلفی مجهز شده‌اند تا در کنار ارائه سرویس تبادل پیام، در قسمت‌های مختلف کارهای سازمانی تسهیلگری ایجاد کنند.
این ابزارها معمولا شامل این موارد هستند:
تقویم
ابزار تقویم، یک ابزار مدیریت زمان است. زمانی که سرویس ایمیل شما مجهز به تقویم پیشرفته باشد، شما به راحتی می‌توانید کارها و برنامه‌های خود را داخل تقویم اضافه کنید.
در صورتی که سرویس ایمیل امکان به اشتراک‌گذاری تقویم را در اختیار کاربران گذاشته باشد، برنامه‌ریزی تیمی بسیار ساده‌تر و سریع‌تر اتفاق می‌افتد.
مدیریت وظایف
بعضی از سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای به ابزارهایی برای مدیریت وظایف مجهز شده‌اند. کاربران زمانی که وارد سرویس ایمیل خود می‌شوند، می‌توانند روی همین سرویس، کارهای خود را به صورت وظیفه تعریف کرده و در صورت نیاز با همکاران خود به اشتراک بگذارند.
امکان تعریف و مدیریت مخاطبان
سرویس‌های ایمیل پیشرفته، از ابزارهای کاملی برای حفظ و نگه‌داری و مدیریت اطلاعات مخاطبان بهره می‌برند. کاربران در سرویس ایمیل خود به فهرست جامع و به روز همکاران خود دسترسی دارند و می‌توانند برای گروه‌های مخاطبان خود دسته‌بندی دلخواه انجام دهند.
فضایی برای اشتراک گذاری مستندات
سرویس‌های ایمیل پیشرفته، امکان برخورداری از یک فضای ابری را برای کاربران خود فراهم کرده‌اند. این فضای ابری در بستر ایمیل عرضه می‌شود و کاربر از هر جا و هر زمان وارد سرویس ایمیل خود شود، می‌تواند به این فضای ابری جهت دسترسی به اطلاعات خود بهره ببرد.
امنیت
یکی از مهمترین و ارزشمندترین مزیت‌هایی که در سرویس اختصاصی ایمیل به کاربران عرضه می‌شود، حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات آنها است. سرویس ایمیل اختصاصی در قبال تعهداتی که دارد؛ خود را ملزم به حفظ همه جانبه امنیت سرویس ایمیل دانسته و از به‌روزترین متدها برای ارتقا امنیت سرویس خود بهره می‌برد. همچنین به دلیل همان تعهدات و قراردادی که دارد، مسئول حفظ محرمانگی و عدم دسترسی ناخواسته به اطلاعات، مستندات و کلیه مواردی است که در سرویس ایمیل به مشتری خود عرضه کرده است.
پشتیبانی پیوسته
کسب و کارهای امروز این امکان را دارند که بدون وقفه و در هر ساعتی از شبانه روز قادر به فعالیت باشند و کارکنان آنها بدون محدودیت بتوانند فعالیت‌های خود را پیش ببرند. از همین‌رو؛ در اختیار داشتن یک گروه پشتیبانی آماده به طور ۲۴ ساعته و در ۳۶۵ روز سال یکی از ملزومات حیاتی یک شرکت تجاری است و پشتیبانی دائمی و پیوسته یکی از مهمترین امتیازات سرویس‌های ایمیل اختصاصی به شمار می‌آید.
دسترس‌پذیری و اطمینان از کارکرد همیشگی سرویس
با توجه به اینکه ایمیل به محور اصلی تمام ارتباطات و روابط تجاری تبدیل شده است بنابراین بهره مند بودن از بالاترین حد دسترس پذیری سرویس ایمیل یکی از عوامل بسیار مهم برای عملکرد شرکت‌های کوچک است. از آنجایی که ارائه خدمات مداوم، کلید اصلی ارتباط و در جریان نگاه داشتن عملیات تجاری است، اکثر شرکت‌های ارائه کننده خدمات ایمیل اختصاصی زمان کارکرد بیش از ۹۹% را برای متقاضیان فراهم می‌کنند.
پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات
یکی دیگر از مواردی که شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل اختصاصی به مشتریان خود عرضه می‌دارند خدمات پشتیبان‌گیری ایمیل است. این مسئله درزمان قطع شدن سرورها یا بوجود آمدن هر مشکلی چه از سمت مشتری و چه از سمت سرورها جهت بازگرداندن اطلاعات و برگرداندن همه‌چیز به حالت قبل از خرابی مورد استفاده قرار می‌گیرد. علاوه بر این خدمات بازیابی اطلاعات از دست رفته نیز برای این سرویس‌ها در نظر گرفته می‌شود تا در صورت گم شدن ایمیل در زمان ارسال یا دریافت بتوان آن را بازیابی نمود.
قابلیت اتصال از هرجا، هر زمان و با هر وسیله
مدیران و کارمندان شرکت‌های کوچک معمولا برای گسترش کسب و کار خود همواره در حال رفتن به جلسات، شرکت در همایش‌ها و ملاقات با مدیران سایر شرکت‌ها هستند که جهت برقراری روابط کاری و ایجاد فرصت‌های جدید تجاری است. به منظور فراهم آوردن شرایط لازم برای عملکرد بهتر و قابلیت تولید، شرکت‌های ارائه کننده خدمات ایمیل اختصاصی، راهکارهای جامعی برای اتصال انواع گوشی‌های هوشمند و لپ تاپ‌ها در اختیار مشترکین خود قرار می‌دهند.
اشتراک گذاری و بهبود فضای کار گروهی
سامانه‌های اختصاصی بهترین منابع و امکانات را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند. مواردی که در این سامانه‌ها قابل اشتراک گذاری است شامل پیگیری و وضعیت پروژه‌ها، مدیریت محتوا و مستندات، و اشتراک برنامه‌ها و قرار ملاقات‌ها و تقویم‌ها، مخاطبان و تقریبا همه چیز است.
