در بسیاری از فرایندهای کسب و کار، لازم است کارمندان شرکت‌ها ایمیل‌هایی حاوی اطلاعات بسیار حساس یا محرمانه را با مشتریان و شریکان رد و بدل کنند. چنین ایمیل‌هایی ممکن است حاوی اطلاعات شخصی محرمانه، اطلاعات مالی، و یا اطلاعاتی در ارتباط با اسرار کسب و کار شرکت باشد که نباید در دسترس عموم قرار گیرند. در اغلب موارد همین اتفاق می‌افتد. ولیکن گاهی ممکن است اطلاعات ایمیل‌ها در داخل سرورمورد دسترسی ناخواسته قرار گیرد و متاسفانه فاش شدن اینگونه ایمیل‌ها می‌تواند منجر به از بین رفتن کسب و کار شود.
در چه شرایطی ایمیل‌های داخل سرور در معرض خوانده شدن قرار میگیرند؟
حفظ منافع شرکت ارائه دهنده خدمات ایمیل
شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل، ممکن است قوانینی داشته باشند که در مواقع لزوم و برای حفظ منافع خود بتوانند محتوی ایمیل‌های مشتریان خود را بررسی کنند.هرگاه یک ایمیل به سروری که در کنترل شما نیست ارسال شود، مالک یا کنترل کننده آن سرور می‌تواند محتوای ایمیل شما را مشاهده کند.
به عنوان مثال، در ماه مارس 2014 طی یک تحقیقات داخلی در ارتباط با نشت اطلاعات مشخص شد که شرکت Microsoft ایمیل‌های درون حساب Hotmail یک کاربر را خوانده است. بنابر اظهار نظر گزارشگر، “آنها مالک سرور هستند و هیچ تضمین قانونی و فنی وجود ندارد که مانع از نگاه کردن آنها به آنچه درون سرور خودشان است بشود.”
خطر نفوذ به سرور ارائه دهنده خدمات ایمیل
ممکن است شرکتی که به شما خدمات ایمیل ارائه می‌دهد هک شده و در نتیجه اطلاعات ایمیل مشتریانش هم در معرض دسترسی هکرها قرار بگیرد. همچنین اگر شما در حال ارسال و دریافت ایمیل با شخصی هستید که سرور مورد استفاده او تحت نفوذ هکرها قرار گرفته است، باید بدانید که ایمیل شما نیز در معرض تهدید قرار دارد. رسانه‌ها غالبا داستان‌هایی از نفوذهای اطلاعاتی منتشر می‌کنند که حاکی از سرقت نام کاربری، گذرواژه، و آدرس ایمیل است. اما در این داستانها و گزارش‌ها، به ندرت ممکن است به این حقیقت اشاره شود که اگرنام کاربری، گذرواژه، و آدرس ایمیل شما به سرقت رفته باشد، محتوای ایمیل شما نیز در دسترس مجرم مربوطه قرار دارد.
پیش از آنکه برای ارسال اطلاعات حساس و محرمانه، کاملا از ایمیل قطع امید کنید، بهتر است بدانید راهکار بسیار امنی برای انتقال اطلاعات با استفاده از ایمیل وجود دارد.
رمزگذاری ایمیل، اطمینان از امنیت محتوای ایمیل‌ها
خوشبختانه روش‌های بسیار کارآمدی برای حفظ اطلاعات ایمیل وحود دارد. یکی از آنها استفاده از رمزگذاری ایمیل است.
به عنوان یک نمونه، سرویس Mail Express امکان رمزگذاری ایمیل‌ها را فراهم می‌کند. روش کار این سرویس به این ترتیب است که اگر شما ایمیل‌های خود را -چه از طریق outlook و چه با استفاده از رابط کاربری تحت وب (Web interface)- با استفاده از Mail Express مدیریت کنید، این سرویس می‌تواند به گونه‌ای تنظیم شود که ایمیل شما رمزگذاری گردد. زمانی‌که محتویات ایمیل شما در زمان ارسال رمزگذاری شده باشد، هیچ‌کس به جز ارسال‌کننده و دریافت‌کننده قادر نخواهند بود که به متن و محتویات ایمیل شما دسترسی پیدا کند.
قابلیت رمزگذاری محتویات یک پیام ایمیلی کمک می‌کند که:
ـ پزشکان و سایر مشاغل مرتبط با حرفه پزشکی می‌توانند بدون خطر افشای اطلاعات محرمانه سلامت بیماران، این دست اطلاعات را با ایمیل رد و بدل نمایند.
ـ مشاوران امور مالی و وکلا و فعالان در مشاغل قضایی هم نیز می‌توانند با مراجعین خود از طریق ایمیل در ارتباط باشند بدون اینکه هیچگونه اطلاعات محرمانه و یا قانونی در خطر افشا باشد.
ـ سازمان‌های دولتی می‌توانند بدون نقض حقوق قانونی افراد از طریق ایمیل با یکدیگر در ارتباط باشند.
چگونه Mail Express امنیت پیام‌های ایمیلی را بهبود می‌بخشد؟
گام‌های ارسال ایمیل با استفاده از Mail Express
Mail Express متن پیام و پیوست‌ها را از هر نوعی که باشد (فایل متنی، تصویر، ویدیو و …)، با هر حجم و اندازه، از یکدیگر تفکیک می‌کند.
سپس متن پیام و پیوست‌ها را رمزگذاری کرده و یک لینک دانلود برای دریافت‌کننده یا دریافت‌کنندگان ارسال می‌نماید.
دریافت‌کننده بجای ایمیل اصلی یک لینک به mail Express دریافت می‌کند.
سپس بر روی لینک ذکر شده در ایمیل دریافتی خود کلیک می‌کند و با این کار پرتال “دریافت از” Mail Express را در مرورگر دستگاه خود باز می‌کند. با رسیدن به این پرتال، دریافت کننده می‌تواند پیام و پیوست‌های آن را دانلود کند.
برای پاسخ دادن به ایمیل نیز، دریافت کننده می‌تواند با استفاده از تنظیمات اولیه در سیستم خود و یا مراجعه به پرتال پاسخMail Express استفاده کند.
