آموزش استفاده از کیف اسناد در توکا

“کیف اسناد” (Briefcase) یک فضا در سرویس ایمیل توکا است که شما می‌توانید فایل‌ها و مستندات خود را در آنجا مدیریت کنید. در کیف اسناد شما امکان ساخت مستندات جدید را دارید و می‌توانید کلیه مستنداتی که می‌سازید یا داخل پوشه‌های کیف اسناد بارگذاری می‌کنید را به راحتی مدیریت کنید. هر زمان که از هر کامپیوتری وارد حساب ایمیل توکای خود شوید، به کیف اسناد و این  فایل‌ها دسترسی خواهید داشت.

شما می‌توانید پوشه‌های کیف اسناد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آن‌ها بتوانند فایل‌های موجود در کیف اسناد مشترک را مشاهده و ویرایش کنند. می‌توانید چندین پوشه کیف اسناد ایجاد کنید و سپس هر نوع فایلی را از کامپیوتر یا از پیوست‌های ایمیل خود داخل این پوشه‌ها بالاگذاری یا آپلود کنید، همچنین می‌توانید پیوست‌های ارسال شده در پیام‌های ایمیل خود را با یک کلیک در کیف اسناد خود ذخیره کنید یا اسناد جدید ایجاد کنید.

فایل‌های موجود در کیف اسناد یک نسخه از فایل اصلی هستند و تغییراتی که در فایل‌های موجود در کیف اسناد خود ایجاد می‌کنید، فایل اصلی را تغییر نمی‌دهند.

ساخت پوشه‌های کیف اسناد

1. به زبانه “کیف اسناد” (Briefcase) بروید و روی “پوشه‌های کیف اسناد” کلیک کنید.
2. روی علامت چرخ دنده کلیک کرده و “کیف اسناد جدید” (New Briefcase) را انتخاب کنید.
3. یک نام برای پوشه کیف اسناد جدید وارد کنید.
4. نامی که برای پوشه کیف اسناد انتخاب می‌کنید نباید با نام هیچ پوشه سطح بالایی در صندوق ایمیل، تقویم یا دفترچه آدرس شما مطابقت داشته باشد. برای مثال، اگر تقویمی به نام “تعطیلات” دارید، نمی‌توانید یک پوشه اصلی در کیف اسناد  به نام “تعطیلات” ایجاد کنید. البته می‌توانید این نام را در پوشه‌های زیرشاخه کیف اسناد استفاده کنید.
5. رنگی را برای نمایش فایل‌های کیف اسناد جدید انتخاب کنید.
6. محل قرارگیری پوشه را در میان پوشه‌های کیف اسناد انتخاب کنید. می‌توانید پوشه جدید را در بالاترین سطح کیف اسناد بسازید یا آن را داخل یکی از پوشه‌های موجود قرار دهید.
7. روی “بسیار خب” کلیک کنید.

افزودن فایل‌ به پوشه‌های کیف اسناد

زمانی که یک فایل را داخل کیف اسناد بالاگذاری یا آپلود می‌کنید، یک کپی‌ از فایل، از کامپیوتر شخصی شما به حساب توکای شما انتقال می‌یابد. این فایل، هر زمانی که وارد حساب توکای خود می‌شوید، در دسترس شماست. می‌توانید فایل‌ها را به روش‌های زیر در کیف اسناد قرار دهید:

1. کلیک روی پیوست‌هایی که با پیام‌های ایمیل خود دریافت می‌کنید.
2. استفاده از ابزار بالاگذاری فایل هنگام کار در زبانه کیف اسناد
3. استفاده از ابزارهای WebDav

بالاگذاری فایل‌ها در کیف اسناد

1. به زبانه” کیف اسناد” بروید و کیف اسناد مورد نظرتان را برای ذخیره فایل را انتخاب کنید.
2. روی “بالاگذاری فایل” کلیک کنید و در پنچره‌ای که باز می‌شود دنبال فایل مورد نظرتان برای بالاگذاری را از روی کامپیوتر خود پیدا کنید.
3. در قسمت “یادداشت‌ها” در این پنجره، هر اطلاعات یا توضیحاتی که لازم است در مورد فایل  یادداشت کنید را وارد کنید. این اطلاعات در فهرست فایل‌ها نمایش داده می‌شود.
4. برای افزودن فایل‌های دیگر، روی لینک “افزودن”  (Add) کلیک کنید.
   1. نمی‌توانید یک فایل با نام یکسان را داخل همان کیف اسناد آپلود کنید. اگر فایلی آپلود شود که از قبل در پوشه موجود باشد، یک پیام “تداخل در بالاگذاری” (Upload Conflict) نمایش داده می‌شود. می‌توانید فایل مورد نظرتان را انتخاب و روی “بسیار خب” کلیک کنید تا فایل آپلود شده و فایل موجود بازنویسی شود، یا روی “لغو” کلیک کنید.
   1. اگر یک فایل بازنویسی شود، شماره نسخه به‌روزرسانی می‌شود.
5. هنگامی که همه فایل‌ها آپلود شدند، روی “بسیار خب” کلیک کنید.
   1. اگر کیف اسناد اشتباهی را انتخاب کردید، می‌توانید از قابلیت کشیدن و رها کردن برای انتقال فایل به پوشه کیف اسناد درست استفاده کنید.
   1. اگر فایل خیلی بزرگ باشد، یک هشدار نمایش داده می‌شود که امکان بالاگذاری فایل را ندارید. توجه داشته باشید که فایل‌هایی که آپلود می‌کنید بر سهمیه حساب شما تأثیر می‌گذارند.

بالاگذاری پیوست‌های ایمیل به کیف اسناد

1. برای افزودن پیوست ایمیل‌ها به کیف اسناد، روی لینک “افزودن به کیف اسناد” که در کنار لینک پیوست‌ها نمایش داده می‌شود، کلیک کنید.
2. در پنجره‌ای که برای افزودن پیوست به کیف اسناد باز می‌شود، پوشه مقصد را انتخاب کنید یا یک پوشه کیف اسناد جدید ایجاد کنید.
3. روی “بسیار خب” کلیک کنید.
4. یک کپی از پیوست در پوشه کیف اسناد قرار می‌گیرد. اگر می‌خواهید سهمیه فضای ذخیره‌سازی خود را مدیریت ‌کنید، می‌توانید پس از ذخیره پیوست در کیف اسناد، آن را از ایمیل حذف کنید.

به امانت گرفتن و وارد کردن فایل‌ها در کیف اسناد

می‌توانید فایل‌های موجود در کیف اسناد خود را در هر زمانی که وارد حساب خود شوید، باز کنید. برای این کا باید نرم‌افزار مناسب برای باز کردن و خواندن یا به‌روزرسانی فایل‌هایی که در کیف اسناد بالاگذاری کرده‌اید را داشته باشید.

اگر کیف اسناد را با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید، بهتر است از ویژگی به “امانت گرفتن” و “وارد کردن فایل” برای مدیریت و ویرایش فایل‌ها استفاده کنید. این ویژگی در کیف اسنادی که با تعدادی از افراد به اشتراک گذاشته شده است، از ایجاد تداخل ناخواسته در به‌روز رسانی‌ فایل توسط کاربران مختلف پیش‌گیری می‌کند. زمانی که شما مستندات را به جای این که صرفا دانلود کنید، به امانت می‌گیرید، دیگر کاربران تا زمانی که شما نسخه جدید فایل را بالاگذاری نکنید، یا به امانت گرفتن فایل را لغو نکنید، امکان ویرایش آن فایل را ندارند.

همچنین، رایند به امانت گرفتن و وارد کردن مستندات، برای فایل‌های ساخته شده در کیف اسناد با فایل‌هایی که توسط بالاگذاری در کیف اسناد اضافه شده اند، کمی متفاوت است.

1. به زبانه “کیف اسناد” بروید و فایلی که می‌خواهید به امانت بگیرید را انتخاب کنید.
2. روی “کنش‌ها” (Action) کلیک کرده و “به امانت گرفتن فایل” (Check Out File) را انتخاب کنید.
3. در پنجره‌ای که نمایش داده می‌شود، مسیر ذخیره‌سازی فایل را در کامپیوتر خود انتخاب کنید. با این کار، فایل به عنوان “فقط خواندنی” در کیف اسناد علامت‌گذاری می‌شود و یک علامت قفل کنار فایل نمایش داده می‌شود.
4. فایل را با ابزار مناسب ویرایش کرده و ذخیره کنید.
5. بعد از ذخیره فایل در کامپیوتر خود، روی فایل قفل شده در لیست فایل‌های کیف اسناد راست کلیک کرده و “اعلام ورود فایل ” (Check In File) را انتخاب کنید.
6. در کادر بستن اعلام رورد فایل به کیف اسناد، فایل ویرایش شده در کامپیوتر خود را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید اطلاعاتی درباره تغییرات اضافه کنید، این موارد را در بخش یادداشت‌ها وارد کنید.
7. روی “اعلام ورود”  (Check In) کلیک کنید. فایل جدید بالاگذاری می‌شود. قفل حذف شده و جزئیات فایل، از جمله شماره نسخه جدید و یادداشت‌ها، در فهرست فایل‌ها به‌روزرسانی می‌شوند.

مدیریت کنترل نسخه فایل‌ها در کیف اسناد

کنترل نسخه در مستندات کیف اسناد، این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تغییرات اسناد خود در کیف اسناد را مدیریت کنید. هر بار که تغییراتی در فایل ایجاد می‌کنید و فایل را ذخیره می‌کنید، شماره نسخه به‌روزرسانی می‌شود. آخرین شماره نسخه در فهرست اسناد فایل نمایش داده می‌شود.

مشاهده تاریخچه نسخه فایل کیف اسناد

• روی علامت فلشی که پیش از نام فایل‎های کیف اسناد قرار دارد کلیک کنید تا تاریخچه نسخه و کاربران ویرایش کننده آن فایل را ببینید.

بازیابی یک سند به نسخه قبلی

• روی نسخه‌ای که می‌خواهید کلیک راست کرده و “بازنشانی به عنوان نسخه جاری” (Restore as Current Version) را انتخاب کنید.

پاک کردن یک سند از کیف اسناد

1. به زبانه کیف اسناد بروید و سندی که می‌خواهید پاک کنید را انتخاب کنید.
2. روی “پاک کردن” (Delete) کلیک کنید. توجه داشته باشید که هر نسخه‌ای از یک فایل، سهمیه فضای حساب ایمیل شما را مصرف می‌کند.

تغییر نام فایل

تغییر نام یک فایل نسخه دیگری از فایل ایجاد می‌کند.

1. به زبانه “کیف اسناد” بروید و فایلی که می‌خواهید تغییر نام دهید را انتخاب کنید.
2. روی فایل راست کلیک کرده و “تغییر نام(Rename) ” را انتخاب کنید. نام فایل قابل ویرایش می‌شود.
3. نام فایل را ویرایش کنید. به خاطر داشته باشید که پسوند فایل را تغییر ندهید، چراکه ممکن است دیگر از طریق سرویس توکا قابل ویرایش نباشد.
4. کلید Enter را فشار دهید.

ایجاد اسناد در کیف اسناد

می‌توانید اسناد متنی جدیدی را در کیف اسناد بسازید و محتوای آنها را با استفاده از ابزارهای ویرایشگر متن موجود در کیف اسناد طراحی کنید.

1. به زبانه “کیف اسناد” بروید و پوشه کیف اسناد را که می‌خواهید سند جدیدی در آن ایجاد کنید، انتخاب کنید.
2. روی “سند جدید (New Document) ” کلیک کنید. یک پنجره برای نوشتن نام فایل جدید ظاهر می‌شود. نام فایل را وارد کرده و روی “بسیار خب” کلیک کنید.
3. یک مرورگر جدید باز می‌شود که می‌توانید محتوای سند را با استفاده از ویرایشگر متن بنویسید. می‌توانید از نوار ابزار این ویرایشگر برای افزودن سبک نوشته، رنگ و افزودن جداول به فایل خود استفاده کنید.
4. وقتی که از نوشتن دست بکشید یا حتی اگر مستقیما پنجره مرورگر را ببندید، سند به‌طور خودکار ذخیره می‌شود.

مشاهده فایل‌ها در کیف اسناد

1. به زبانه “کیف اسناد” بروید.
2. روی “نمایش” در نوار ابزار کار کلیک کنید تا نحوه نمایش فایل در پنجره پیش‌نمایش را انتخاب کنید.

گزینه‌ها	توضیحات
“قاب پیش‌نمایش در پایین صفحه” (Preview Pane At The Bottom)	پنجره پیش‌نمایش کیف اسناد در پایین پنجره نمایش داده می‌شود.
“قاب پیش‌نمایش در سمت چپ” (Preview Pane On the Right)	پنجره پیش‌نمایش کیف اسناد در سمت چپ نمایش داده می‌شود.
“بستن قاب پیش‌نمایش” (Preview Pane Off )	پنجره پیش‌نمایش نمایش داده نمی‌شود.

کار در کیف اسناد

در کیف اسناد، می‌توانید فایل‌ها را باز کنید، اسناد جدیدی را مستقیما در پوشه کیف اسناد ایجاد کنید، فایل‌ها را جابجا کنید، فایل‌ها را برچسب بزنید و یک ایمیل حاوی یک لینک به فایلی در کیف اسناد خود ارسال کنید. نوار ابزار کیف اسناد بسیاری از این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد.

باز کردن فایل‌ها در کیف اسناد

می‌توانید فایل‌های موجود در کیف اسناد خود را از هر کامپیوتری باز کنید. باید نرم‌افزار مناسب برای باز کردن و خواندن یا به‌روزرسانی فایل داشته باشید. فرمت‌های متداول فایل‌ها مانند فایل‌های متنی، فایل‌های HTML و تصاویری مانند فایل‌های .gif یا .jpg را می‌توان در برنامه‌های مختلف باز کرد.

1. به زبانه “کیف اسناد” بروید و فایل مورد نظر برای باز کردن را انتخاب کنید.
2. روی “دریافت”  (Download) کلیک کنید. به برنامه‌ای که برای باز کردن فایل مناسب است بروید، یا فایل را روی کامپیوتر خود ذخیره کنید.

ویرایش فایل‌ها در کیف اسناد

می‌توانید برخی از فایل‌های کیف اسناد را مستقیما در همانجا ویرایش کنید. در صورتیکه امکان ویرایش فایل فراهم باشد، زمانی که روی فایل کلیک راست کنید، گزینه “ویرایش” فعال است.

1. به زبانه کیف اسناد بروید و فایلی که می‌خواهید ویرایش کنید را انتخاب کنید.
2. روی فایل کلیک راست کرده و “ویرایش” را انتخاب کنید.
3. فایل در یک زبانه مرورگر جدید باز می‌شود.
4. اکنون می‌توانید فایل را با استفاده از ویرایشگر متن ویرایش کنید.
   1. اگر چندین کاربر دسترسی ویرایش به فایل داشته باشند، می‌توانند همزمان فایل را ویرایش کنند.
5. می‌توانید همه فایل‌هایی که دیگر کاربران با شما به اشتراک گذاشته‌اند را در منوی سمت چپ که با عنوان “فایل‌های به اشتراک گذاشته شده با من” برچسب‌گذاری شده است، مشاهده کنید.

جابجا کردن فایل‌ها در کیف اسناد

می‌توانید فایل‌ها را از یک کیف اسناد به کیف اسناد دیگر جابجا کنید.

1. به زبانه” کیف اسناد” بروید.
2. روی فایلی که می‌خواهید جابجا کنید کلیک راست کنید.
3. “جابجایی” (Mobe) را انتخاب کنید و پوشه مقصد را انتخاب کنید یا یک پوشه کیف اسناد جدید ایجاد کنید.
4. روی “بسیار خب” کلیک کنید.

برچسب‌گذاری یک فایل در کیف اسناد

1. به زبانه کیف اسناد بروید و فایلی که می‌خواهید برچسب‌گذاری کنید را انتخاب کنید.
2. روی منوی کشویی “برچسب” کلیک کرده و یک برچسب را انتخاب کنید.
   1. برچسب‌ها فقط در نمای جزئیات نمایش داده می‌شوند.

ارسال فایل‌ها از کیف اسناد

ارسال یک ایمیل با لینک به فایل

می‌توانید مستندات کیف اسناد را با یک ایمیل که حاوی لینکی به فایل مورد نظر در کیف اسناد است ارسال کنید. دریافت‌کننده باید مجوز مناسب برای کار با فایل و نرم‌افزار مناسب برای باز کردن فایل را داشته باشد. هرگونه تغییری که دریافت کننده در فایل ایجاد کند، در فایل موجود در پوشه کیف اسناد شما منعکس می‌شود.

1. به زبانه کیف اسناد بروید و فایل مورد نظر برای اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید.
2. روی “کنش‌ها” کلیک کرده و “ارسال پیوند(ها)” را انتخاب کنید. یک پنجره تایید باز می‌شود که به شما یادآوری کند دریافت‌کننده باید مجوز مشاهده محتوای پوشه را داشته باشد. روی “بله” کلیک کنید تا ادامه دهید.
3. مجوزهایی باید برای مشاهده/دانلود فایل به دریافت‌کننده داده شود را مشخص کنید.
4. یک پیام ایمیل جدید حاوی لینک فایل در متن پیام باز می‌شود. پیام ایمیل را کامل کرده و روی “ارسال” کلیک کنید تا پیام ارسال شود.

ارسال فایل به عنوان پیوست ایمیل

می‌توانید یک فایل را مستقیما به عنوان پیوست یک ایمیل از کیف اسناد ارسال کنید. دریافت‌کنندگان باید نرم‌افزار مناسب برای باز کردن فایل را داشته باشند.

1. به زبانه کیف اسناد بروید و فایل مورد نظر برای پیوست کردن را انتخاب کنید.
2. روی “کنش‌ها” کلیک کرده و “ارسال به عنوان پیوست(ها)” را انتخاب کنید. صفحه نوشتن ایمیل جدید باز می‌شود و فایل به آن پیوست می‌شود.
3. آدرس ایمیل دریافت‌کننده را وارد کرده و پیام ایمیل را کامل کنید.
4. روی “ارسال” کلیک کنید.

اشتراک‌گذاری پوشه‌ها

شما می‌توانید پوشه‌های کیف اسناد را با دیگران به اشتراک بگذارید.

1. به زبانه کیف اسناد بروید و پوشه مورد نظر برای اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید.
2. روی پوشه کلیک راست کرده و “به اشتراک‌گذاری پوشه  را انتخاب کنید.
3. در پنجره تنظیمات به اشتراک گذاری، به طور پیش‌فرض گزینه اشتراک گذاری با “کاربر داخلی” انتخاب شده است. شما می‌توانید گزینه‌های مورد نظرتان را انتخاب کنید.
4. در صورتی که گزینه کاربران داخلی یا مهمان خارج از دامنه را انتخاب کرده باشید، باید آدرس‌های ایمیل همه کاربرانی که می‌خواهید فایل را با آنها به اشتراک بگذارید، وارد کنید.
5. مجوز دسترسی کاربران را انتخاب کنید.
6. کاربران انتخاب شده ایمیلی برای اطلاع رسانی دریافت اشتراک به پوشه دریافت خواهند کرد.
   1. این کاربران قادر خواهند بود فایل را بر اساس مجوزهای داده شده فایل‌های پوشه را مشاهده و/یا ویرایش کنند.
7. برای به اشتراک‌گذاری فایل به صورت عمومی، گزینه “همگانی” را انتخاب کنید.
8. لینکی برای مشاهده پوشه به صورت عمومی ایجاد می‌شود. این لینگ را با کاربران به اشتراک بگذارید.
9. روی “بسیار خب” کلیک کنید.